¿En que consiste el carácter de proceso y el carácter de ciclo de la gestión de proyectos?
1 Feb, 2025
Proceso de un Proyecto.
El proceso de un proyecto es el conjunto de fases que se siguen para llevar a cabo un proyecto desde su inicio hasta su final. Las fases del proceso de un proyecto pueden variar, pero suelen incluir: Inicio, Planificación, Ejecución, Supervisión, Cierre.
Ciclo de vida de un proyecto.
El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de fases que se siguen para llevar a cabo un proyecto, desde su inicio hasta su finalización. Este ciclo es una guía para los gestores de proyectos y su equipo para completar el proyecto con éxito
Las cuatro fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
Esta es la primera fase de un proyecto. Durante esta etapa, se define el alcance del proyecto, se identifican los objetivos y se determina si el proyecto es viable. También se nombra al equipo del proyecto y se establece un plan de trabajo inicial.
Planificación:
En esta fase, se crea un plan detallado del proyecto. Este plan incluye un cronograma, un presupuesto, una lista de tareas y una estrategia para gestionar los riesgos. La planificación es esencial para el éxito de cualquier proyecto, ya que proporciona una hoja de ruta clara a seguir.
Ejecución:
La fase de ejecución es donde se lleva a cabo el trabajo real del proyecto. El equipo del proyecto trabaja en las tareas definidas en el plan y se asegura de que el proyecto se mantenga en el camino correcto. Esta fase puede ser la más larga y puede requerir muchos recursos.
Cierre:
La fase de cierre es la última fase de un proyecto. Durante esta etapa, se completan todas las tareas, se entregan los resultados al cliente y se cierra formalmente el proyecto. También se lleva a cabo una revisión final para identificar las lecciones aprendidas que se pueden utilizar en futuros proyectos.
En resumen, estas cuatro fases representan el ciclo de vida de un proyecto, desde la idea inicial hasta la entrega final.
El ciclo de vida de la gestión de proyectos describe los procesos de alto nivel necesarios para un proyecto exitoso.
El desperdicio de dinero y recursos puede evitarse con una gestión de proyectos eficiente, ya que más de la mitad de los proyectos no exitosos fracasan por fallas en la comunicación. En las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, propones la idea de un proyecto, defines las metas, planificas la ejecución y lo guías hasta completarlo.
La planificación, organización, dirección y control (PODC) son las cuatro funciones principales de la gestión de proyectos. Estas funciones se utilizan para gestionar proyectos de cualquier tamaño o tipo.
Planificación
La planificación es el proceso de definir los objetivos del proyecto, identificar las tareas necesarias para alcanzar esos objetivos y determinar los recursos necesarios para completar las tareas. La planificación también incluye la creación de un cronograma y un presupuesto para el proyecto.
Organización
La organización es el proceso de asignar tareas a los miembros del equipo del proyecto y establecer la estructura de gestión del proyecto. La organización también incluye la adquisición de los recursos necesarios para completar las tareas.
Dirección
La dirección es el proceso de guiar y motivar al equipo del proyecto para que complete las tareas según el cronograma y el presupuesto. La dirección también incluye la resolución de problemas y la gestión de conflictos.
Control
El control es el proceso de seguimiento del progreso del proyecto y la comparación del progreso real con el progreso planificado. El control también incluye la identificación de problemas y la implementación de acciones correctivas.
Importancia de PODC
Las cuatro funciones de PODC son esenciales para el éxito de cualquier proyecto. La planificación garantiza que el proyecto tenga objetivos claros y un plan para alcanzarlos. La organización garantiza que el proyecto tenga los recursos y la estructura de gestión adecuados. La dirección garantiza que el equipo del proyecto esté motivado y trabajando hacia los objetivos del proyecto. El control garantiza que el proyecto esté en camino de cumplir con los objetivos y el presupuesto.
Conclusión
La planificación, organización, dirección y control son las cuatro funciones principales de la gestión de proyectos. Estas funciones se utilizan para gestionar proyectos de cualquier tamaño o tipo. La aplicación efectiva de PODC es esencial para el éxito de cualquier proyecto.
Cómo es la estructura de un proyecto
La estructura del proyecto o edt, es la forma en que se planifica, se administra y se controla este. Es decir, es la base sobre la que girarán todos los engranajes que harán que el trabajo se ejecute según los parámetros establecidos.
Existen diversas metodologías que se usan de forma común para estructurar proyectos. Entre las más conocidas están la Waterfall, la Kanbam, la Scrum o el método Agile de las que podrás obtener información que te resultará muy útil.
Cómo se organizan las personas en la estructura de un proyecto
Uno de los activos más importantes de toda empresa es su capital humano. Por eso, cuando se va a realizar una estructura de desglose de trabajo ejecutable, es importante organizar a las personas, que serán las que se impliquen y las que lograrán que todo tenga éxito o no.
Ahora bien, ¿Cómo organizar un grupo humano de trabajo para un proyecto? Si nos fijamos en autores de prestigio en el tema, como Sallenave o Gómez Duarte, descubrimos un punto clave: la organización de personas va a depender de la cultura organizacional de la empresa en cuestión.
¿Qué queremos decir con esto? Que tanto la estructura humana como la metodología elegida no dependen solo de la naturaleza propia del proyecto. También será clave la cultura y los valores empresariales del entorno en el que se encuentran.
Así pues, todo, desde la elección del líder hasta la conformación del equipo de trabajo, va a estar en constante relación a la cultura de la empresa. De ello dependerán elementos como el nivel de compromiso de los actores implicados, la consecución del éxito, la adaptabilidad de los canales comunicativos, el intercambio de información, etc.
No obstante, sea cuales fueren las variables que se tendrán en cuenta y la organización de la empresa, existen elementos que suelen estar presentes y que tienden a ser comunes independientemente de los criterios de selección:
Equipos complementarios con un líder único: cada equipo se encarga de una fase o departamento.
Grupos especialistas: es decir, apoyados en un método coordinado, cada uno aporta su contribución como experto o especialista.
Distribución jerárquica: un grupo de personas que participa de la iniciativa según su nivel de responsabilidad bajo la supervisión de un líder, a quien se reportan los resultados como Project Manager.
Qué elementos debe contener la estructura de un proyecto
La estructura de un proyecto a largo plazo no puede ser la misma que la de otro de duración media o corta. Sin embargo, sí que puede hablarse de unas categorías básicas que cualquier líder debería tener presentes en el momento de elaborar la estructura del proyecto.
Finalidad y objetivos
Las finalidades de un proyecto suelen estar relacionadas con aspiraciones a gran escala, como por ejemplo el posicionamiento de la marca o metas de rendimiento concretas. Comparados con estas, los objetivos son pasos intermedios o acciones inmediatas que contribuyen a alcanzar las finalidades. Estas pueden estar respaldadas por varios proyectos, cada uno de los cuales tiene objetivos específicos.
Destinatarios
Todos los proyectos tienen un receptor o beneficiario. Esta categoría se emplea sobre todo en el terreno del marketing, donde señala directamente al público objetivo para el que las empresas elaboran sus productos o servicios. A veces, el curso de los proyectos suele estar determinado por las condiciones que fijan sus receptores.
Producto o servicio
Es el elemento central en una edt en proyectos. En él se debe condensar todo el trabajo previo de análisis conceptual, diseño, producción y estudio de mercados. Sin embargo, no se debe confundir con el resultado final del proyecto, que es de carácter general. El producto, por el contrario, es solo un medio para alcanzar los objetivos.
Actividades
Todo proyecto tiene unas actividades concretas, las cuales suelen subdividirse en fases o etapas intermedias. Dichas fases son más o menos complejas según el alcance del proyecto. A la hora de definir las tareas, lo más recomendable es hacerlo siguiendo un orden lógico y realista que garantice la evolución del proceso.
Además, hay que tener en cuenta que no todas las tareas tienen la misma importancia, por lo cual se hace necesaria una labor previa de jerarquización.
Calendario
Asimismo, es recomendable definir unas fechas y unos plazos para el desarrollo de cada tarea. Un calendario en la edt en proyectos no es necesariamente una camisa de fuerza. Se trata, sobre todo, de una guía de acción. Por tanto, debe diseñarse con cierta flexibilidad.
Recursos disponibles
Son de dos tipos: humanos y materiales. En ambos sentidos, es necesario precisarlos de la mejor manera y, a la vez, determinar en qué momento del proceso deben emplearse. Esta estimación requiere, además, de un margen de acción que permita la introducción de recursos eventuales que no estén previstos al elaborar la estructura de desglose de trabajo.
Presupuesto
Tiene que ver con la financiación del proyecto. Pero no solo en términos generales. Si es preciso, el cálculo debe incluir el coste de cada etapa y los gastos adicionales en los que pueda incurrir el grupo de trabajo durante la ejecución de sus tareas.
Resultados
Un proyecto debe especificar, además, la manera en que se expresarán sus resultados. Generalmente, estos se miden en función de si el proceso ha cumplido con los objetivos que se trazaron al inicio. Sin embargo, como la redacción de un proyecto se lleva a cabo antes de conocer los resultados del mismo, en último término se trata de definir aquello que se quiere alcanzar. En esta tarea hay que ser preciso, realista y evitar vaguedades o escenarios demasiado abstractos.
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