Es un método que se utiliza para administrar, diseñar y orientar un proyecto de principio a fin. Se basa en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para garantizar que se cumplan los objetivos y requerimientos.
La gestión de proyectos es importante porque:
Garantiza que el proyecto aporte resultados concretos a la organización
Permite cumplir los objetivos del proyecto
Ayuda a optimizar los flujos de trabajo
Permite mejorar el trabajo en equipo
Ayuda a entregar el resultado a tiempo y dentro del presupuesto
Las etapas de la gestión de proyectos son: Estudio de factibilidad, Planificación del trabajo, Ejecución, Seguimiento, Cierre.
A continuación elaborare un análisis de lo que es Gestión.
Gestión es una herramienta clave para cualquier empresa o proyecto. Sirve para presentar de manera clara los logros, desafíos y proyecciones de un determinado período.
¿Qué elementos suele incluir un resumen de gestión?
Introducción: Objetivo del resumen, período al que se refiere y alcance.
Desafíos: Obstáculos enfrentados, áreas de mejora, lecciones aprendidas para poder realizar el proyecto.
Proyecciones: Objetivos futuros, estrategias para alcanzarlos, posibles riesgos.
Conclusiones: Síntesis de los puntos más relevantes y recomendaciones del proyecto.
Comunicación: Transmite de forma efectiva la situación del proyecto o empresa a diferentes públicos (equipo, inversores, clientes).
Toma de decisiones: Permite evaluar el desempeño y orientar futuras acciones.
Rendición de cuentas: Demuestra la responsabilidad y transparencia en la gestión.
Motivación: Reconoce los logros y fomenta un ambiente de mejora continua.
2.Elementos claves para una gestión
Planificación y organización: Definir objetivos claros y alcanzables para ser eficaz una buena gestión.
Liderazgo y motivación: Inspirar a los empleados y hacerlos sentir parte de la gestión del determinado proyecto.
Adaptación y flexibilidad: Ser capaz de responder a los cambios del mercado, las tendencias y las demandas de los consumidores.
Gestión del conocimiento: Distribuir la información intelectual entre el programador para generar valor.
Comunicación: Transmitir los valores y objetivos de la gestión a los integrantes.
Análisis de datos: Utilizar datos para tomar decisiones y medir el desempeño.
Trabajo en equipo: Fomentar la colaboración interna y la creatividad
Tecnología: Automatizar procesos y mejorar la comunicación y usar herramientas claves.
Cultura organizacional: Fomentar un ambiente positivo y hacer que todos trabajen hacia objetivos comunes.
Otros elementos claves son Finanzas y contabilidad, Marketing y ventas, Operaciones y logística, Gestión de proyectos, Gestión de innovación.
Funciones básicas de gestión
Planificación: Definir objetivos, estrategias y desarrollar planes de acción.
Organización: Establecer una estructura y asignar recursos y tareas de manera eficiente.
Liderazgo: Dirigir y motivar a los empleados, tomando decisiones acertadas y comunicándose eficazmente.
Control:
Monitorear el desempeño y realizar llevar acabo un proyecto es necesario llevar estos pasos para hacer de el una gestión eficaz para ejecutarla.
La gestión está en todas partes desde empresas grandes hasta la propia vida personal. También en proyectos propios Nos ayuda a cumplir con nuestras metas y afrontar desafíos de la manera más eficaz posible.
¿Qué es un proyecto y cuáles son sus características?
Llamamos proyecto a todas las acciones y actividades que llevamos a cabo con el objetivo de alcanzar un fin. Generalmente, este fin está relacionado con la necesidad de implementar una mejora, aplicar una idea, o conseguir alcanzar un plan.
Existe una amplia variedad de proyectos, y cada tipo nace de una necesidad y se orienta a la consecución de un resultado dentro de un tiempo limitado. Además, cada proyecto es único, ya que no supone una operación de rutina sino un conjunto específico de operaciones.
Características de un proyecto
Cada proyecto presenta sus propias características. De hecho, no serán las mismas para un proyecto empresarial. No obstante, en rasgos generales, podemos señalar las siguientes:
Son únicos. Esto quiere decir que aunque apliquemos pasos estandarizados para llevarlos a cabo, será necesario ajustarlos y personalizarlos. En este sentido, abordar un proyecto implica salir de la rutina y enfrentarse a lo desconocido.
Cuentan con un tiempo limitado. Es necesario establecer los plazos y, en la medida de lo posible, cumplirlos. Solo así conseguiremos alcanzar los objetivos.
Necesita un equipo. Además, este equipo suele ser diferente para cada proyecto. Por norma general, se establecen unos roles y las tareas se reparten atendiendo a sus características.
Cuenta con unas fases que son flexibles. Para sacar adelante un proyecto, como mínimo es necesario planificarlo, ejecutarlo y entregarlo. No obstante, estas fases se dividen en otras subfases que, en muchos casos, son flexibles.
Tiene unos elementos clave. Estos elementos clave componen su estructura y además permiten que pueda llevarse a término.
Conociendo estas características se entiende en mayor medida la importancia de una buena gestión de proyectos, que es la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas para la ejecución eficaz y eficiente del mismo.
También puede entenderse como una competencia estratégica para las organizaciones, ya que les permite vincular los resultados del proyecto a los objetivos de negocio y, por lo tanto, competir mejor y afianzar una posición de mercado más sólida.
¿Cuáles son los principales tipos de proyectos?
Cuando se habla de proyecto siempre es necesario especificar algo más que permita definir el área o sector donde sus competencias se desarrollarán. Existen muchos tipos de proyectos, pero los más comunes son:
Tipos de proyectos según el grado de dificultad que entraña su consecución.
Proyectos simples: aquellos cuyas tareas no tienen demasiada complejidad y que se pueden realizar en un tiempo relativamente corto.
Proyectos complejos: son los que demandan mayor planificación o cuyas tareas son numerosas y requieren de una organización distinta a la de un proyecto simple. El tren de alta velocidad en La Meca es un buen ejemplo.
Tipos de proyectos según la procedencia del capital
Proyectos públicos: se financian en su totalidad con fondos públicos o que provengan de instituciones gubernamentales.
Proyectos privados: sus aportes provienen exclusivamente de la iniciativa privada o de empresas con capital particular.
Proyectos mixtos: combinan las dos formas de financiación: la pública o de entidades estatales y la privada.
Tipos de proyectos según el grado de experimentación del proyecto y sus objetivos.
Proyectos experimentales: son los que exploran áreas o campos en los que hasta el momento nadie ha realizado aportes o cuya consecución supone una apuesta por algo inédito o novedoso.
Proyectos normalizados: tienen una serie de normas o parámetros que van marcando las fases de ejecución y monitorización.
Tipos de proyectos según el sector.
Proyectos de construcción: suponen la puesta en marcha de una obra de tipo civil o arquitectónico. Por ejemplo, cuando se construyen edificios, puentes, vías ferroviarias, presas, carreteras, entre otros.
Proyectos de energía: se basan en el aprovechamiento y el uso de la energía o en el hallazgo de nuevas formas de producirla.
Proyectos de minería: consisten en la extracción de minerales, productos o materias primas que se hallan en la naturaleza.
Proyectos de transformación: se ejecutan en un escenario con el objetivo de generar una transformación de sus condiciones y características.
Proyectos de medioambiente: van orientados al fomento de prácticas para el cuidado y la preservación de los recursos naturales y el equilibrio del planeta. Por ejemplo, iniciativas de reciclaje o de conservación de bosques.
Proyectos industriales: aquellos que pretendan impulsar la industria en cualquiera de sus sectores a través de la elaboración de un producto o servicio.
Proyectos de servicios: a diferencia de los proyectos de productos, en este caso se trata de proporcionar bienes inmateriales a un tercero.
Proyectos de banca o finanzas: se orientan a la gestión en el campo de la banca o a las inversiones de capital. Por ejemplo, cuando una empresa compra las acciones en busca de un aumento de sus beneficios.
Tipos de proyectos según el ámbito
Proyectos de ingeniería: son aquellos dirigidos al diseño y elaboración de herramientas técnicas y tecnológicas, maquinaria de uso industrial, y otra serie de elementos, en función de la especialidad.
Proyectos económicos: se enfocan en temas monetarios o en actividades que reporten alguna oportunidad de negocio para las empresas.
Proyectos fiscales: son aquellos que se relacionan con temas como las leyes, los procedimientos y reglamentos propios de la Hacienda púbica. Son propios del sector público y de entidades con facultades regulatorias.
Proyectos legales: apuntan a la redacción y puesta en marcha de leyes en un determinado contexto, país, región o localidad.
Proyectos médicos: están orientados al refuerzo de la salud y la sanidad y a la atención de pacientes en un lugar específico. Muchas ONG realizan proyectos de este tipo en países con necesidades de cobertura médica.
Proyectos matemáticos: impulsa las ideas para la publicación de teoremas académicos en este campo o que puedan tener una aplicación en la realidad.
Proyectos artísticos: buscan el impulso de iniciativas relacionadas con las artes plásticas, la arquitectura, el cine, la literatura, la escultura, etc.
Proyectos literarios: se especializan en la producción, redacción, revisión y publicación de una obra expresada en lengua escrita.
Proyectos tecnológicos: llevan a cabo iniciativas que tienen como principal objeto la producción de un bien tecnológico que suponga una mejora en áreas o regiones específicas. El acceso a internet en países con escaso desarrollo es un buen ejemplo de este tipo de proyectos. Si quieres profundizar en los proyectos de este ámbito, te recomendamos leer este artículo donde encontrarás la definición de proyectos tecnológicos y sus principales características explicadas.
Proyectos informáticos: se relacionan con la instalación y puesta en marcha de sistemas informáticos con determinados fines. Las empresas requieren cada cierto tiempo una actualización de dichos sistemas.
Tipos de proyectos según su orientación
Proyectos productivos: son proyectos orientados a promover la producción de bienes, servicios o productos con un determinado objetivo.
Proyectos educativos: se focalizan en el área de la educación, cualquiera que sea el nivel de enseñanza. Ten en cuenta que existen diferentes enfoques para plantear una iniciativa de este tipo, si quieres conocer cuáles son los distintos tipos de proyectos escolares y algunos ejemplos, puede resultarte interesante leer este artículo donde encontrarás toda esta información. En España, por ejemplo, uno de los proyectos que se desarrollan en este momento es la implementación de escuelas bilingües en varias comunidades autónomas.
Proyectos sociales: apuntan a la mejora de la calidad de vida de una región, país o localidad. Quienes saben cuáles son los principales tipos de proyectos sociales tienen claro que, en todo caso, las personas son sus principales beneficiarios. Si deseas conocer algunos ejemplos de este tipo de iniciativas te recomendamos la lectura de este post que te acerca a 5 diferentes.
Proyectos comunitarios: son similares a los proyectos sociales, con la única diferencia de que las personas beneficiadas tienen un papel activo durante la ejecución de las labores previstas.
Proyectos de investigación: todo aquel que disponga de medios a grupos de trabajo focalizados en la indagación y análisis de áreas o campos específicos.
Tipos de proyectos según su área de influencia
Proyectos supranacionales: se implementan en grandes regiones, que por lo general superan las fronteras nacionales y continentales. Un claro ejemplo son las iniciativas que surgen al interior de la Unión Europea.
Proyectos internacionales: en este caso, son proyectos que comparten dos o más países, como por ejemplo cualquier iniciativa bilateral.
Proyectos locales: su alcance se limita a ciertas comunidades, localidades, pueblos o comarcas. La acción es mucho más específica.
Proyectos nacionales: se implementan a lo largo y ancho de un territorio o país. Son propios de sistemas de gobierno centralistas en los que se marcan unas directrices desde la administración y el resto de territorios las adoptan.
Proyectos regionales: su nivel de incidencia es mayor que la de un proyecto local, pero a la vez menor que la de uno nacional. En España, las diputaciones provinciales promueven iniciativas de este tipo.
Este blog fue creado con la ayuda de distintas plataformas IA.
Qué es la planificación de proyectos y cómo se hace?
La planificación de proyectos requiere de pasos metódicos y sistemáticos en busca de un objetivo, clarificando el por quién y el cuándo se hace qué. Es una actividad que puede realizarse de diferentes maneras y con distintas herramientas, pero siempre con el mismo objetivo: lograr el mejor proyecto posible.
En realidad, planificar un proyecto es algo tan sencillo como responder a las siguientes preguntas: ¿qué, cómo, quién y cuándo?
La dificultad viene dada por el tipo de proyecto. Y es que no es lo mismo organizar una escapada de fin de semana, que poner en marcha tu propio negocio digital.
Lo que nos lleva a otra cuestión: ¿Qué entendemos por ‘proyecto’?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único. Es necesario planificarlo porque hay muchos factores que deben tenerse en cuenta, como por ejemplo, personas, recursos o riesgos.
Aunque puede parecer muy simple, la definición ya deja caer cuáles son las características principales que debe tener un proyecto:
Es temporal, tiene una fecha de inicio y otra de finalización.
Se realiza una única vez, no se repite. Si lo hiciera, estaríamos hablando de ‘operación’ y no de ‘proyecto’.
Persigue un objetivo claro, la respuesta al qué que comentábamos arriba.
Pero, además, los proyectos llevan asociados una serie de riesgos, suelen contar con un presupuesto e implican a varias personas con diferentes roles y grados de responsabilidad. Es decir, hay muchos factores que intervienen en el proceso. Por eso es tan importante planificar.
Es necesario saber qué se necesita en cada momento, a quién hay que recurrir o de qué manera se pueden solucionar los problemas que puedan surgir, para que el proyecto avance de forma fluida. De hecho, la propia planificación se entiende como una de las partes de un proyecto (las otras serían: iniciación, ejecución y cierre).
¿Cómo se planifica un proyecto?
La correcta planificación de un proyecto debe ser paso a paso. Hay que empezar por lo más importante, definir cuál es el objetivo, y seguir un orden establecido. Además, es recomendable hacerlo con tiempo, para encajar cada persona, recurso y necesidad en el lugar preciso.
Eso sí, el significado de ‘planear’ en este contexto no implica seguir a rajatabla lo que dice el plan del proyecto. En absoluto. En un mundo tan cambiante como el actual, en el que los avances tecnológicos y las nuevas tendencias se suceden a un ritmo casi frenético, es fundamental saber adaptarse. Así que el proceso de planificación es un proceso continuo, sujeto a modificaciones, y que no termina hasta el mismo momento en que el proyecto llega a su fin.
Pasos para planificar un proyecto
A la hora de realizar proyectos, ¿Cuántos pasos hay que dar? Depende, no existe un número concreto. De hecho, las etapas que vamos a detallar a continuación podrían desglosarse en otras muchas, en función del sector en el que te muevas o del objetivo que persigas. Lo que se mantiene invariable es el orden. Es decir, nada de empezar la casa por el tejado.
Para tener éxito en la planificación de tu proyecto, sigue este esquema.
1. Definir el objetivo
La primera pregunta que debes hacerte es: ¿ qué quiero conseguir?, o lo que es lo mismo, ¿por qué necesito un proyecto? La respuesta es el objetivo. De su definición dependerá todo lo demás: tareas, plazos, costes… Por eso, el proceso de planificación debe empezar por ahí.
Además, todos los que participáis en el proyecto debéis tener claro cuál es la meta, así que el objetivo tiene que ser conocido, pero también medible y, por supuesto, alcanzable. Para conseguirlo, existen varias técnicas, pero nos vamos a detener en ellas un poco más adelante.
2. Establecer el alcance
El alcance de un proyecto es todo el trabajo que se va a realizar y los recursos que se necesitan. Dicho de otro modo, cuando hablamos de alcance o scope(así se llama en inglés) nos referimos a qué forma parte del proyecto, qué es imprescindible para que pueda ejecutarse. Por ejemplo, si tu proyecto consiste en crear la web de un restaurante, contratar un servicio de hosting estaría dentro del alcance, pero buscar un nuevo ayudante de cocina se quedaría fuera.
3. Identificar recursos, costes y riesgos
Los recursos más importantes para realizar proyectos son los humanos. ¿Qué profesionales necesitas? ¿Qué habilidades deben tener? Pero puede haber más: espacios de trabajo, equipos informáticos, licencias de software, material de oficina… Todos ellos deben figurar en tu planificación, al igual que los costes, que pueden ser fijos (el alquiler de una oficina) o variables (la reparación de un ordenador). Y, por supuesto, no te olvides de identificar posibles riesgos durante la puesta en marcha, como por ejemplo, la baja por enfermedad de un trabajador o fallos en el servidor.
En esta fase de planificación de un proyecto de lo que se trata es de estar preparado para las necesidades y problemas que puedan surgir. Si te anticipas a esas situaciones, podrás resolverlas de forma ágil y sin que los plazos de ejecución se vean afectados.
4. Elaborar el BRD
BRD son las siglas de Business Requirement Documentation, el documento que incluye la información referente al objetivo, el alcance, los recursos, los costes y los riesgos. Con este documento revisado y aprobado por quien tenga la competencia de darle luz verde, empieza el ‘tetrix’ de la planificación.
5. Desglose de tareas
Todo proyecto debe poder dividirse en tareas y subtareas medibles, tangibles y con un responsable asignado. En otras palabras, el desglose de tareas consiste en especificar qué hay que hacer y quién lo hace y cuándo. Como siempre, cuando más detallado, mejor.
Para esto son muy útiles los EDT (Estructura Desglosada del Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure), representaciones gráficas que ofrecen una visión global del proyecto y permiten conocer en qué punto se encuentra. Suelen tener forma de mapa conceptual en orden descendente, y abarcan desde la propia planificación del proyecto (es una tarea más, no lo olvides) hasta el cierre.
Además del WBS, cuando planificas un proyecto también es útil diseñar una matriz RAM o de asignación de responsabilidades, para que cada miembro del equipo tenga claro qué tiene que hacer y ante quién tiene debe responder.
6. Calendarización
Esta fase de la planificación de un proyecto responde al cuándo se hace cada tarea. Puedes valerte de un calendario analógico o digital, pero lo más habitual, y recomendable, es elaborar un diagrama de Gantt. Se trata de un gráfico de barras que muestra los plazos, las personas encargadas de cada tarea, el esfuerzo que supone completarlas y cómo de avanzadas están.
El diagrama de Gantt es muy útil, por ejemplo, para saber qué tareas dependen de otras y así evitar que el retraso en una de ellas afecte a todas las demás.
Objetivos de un proyecto
Durante todas esas fases de la planificación, nunca debe perderse de vista qué es lo que se quiere conseguir. Para definir un objetivo u objetivos, es útil la regla SMART:
S de específico (specific en inglés).
M de medible (measurable).
A de alcanzable (achievable).
R de realista (realistic).
T de ligado a un momento del tiempo (time-bound).
Otra técnica para fijar objetivos que está ganando popularidad en el mundo empresarial, y más aún en las tecnológicas, es el OKR (Objectives and Key Results). Según este método, cada objetivo lleva asociados unos KPI (Key Performance Indicator) o indicadores clave de desempeño, y todos ellos deben ser conocidos y compartidos por el equipo que participa en el proyecto. Parece sencillo, pero tiene su miga, tanta que cada vez más compañías incorporan la figura del OKR Champion para poner en marcha este sistema.
La planificación para que el proyecto tenga éxito
Planificar un proyecto puede ser un proceso complejo, pero si se hace bien, el esfuerzo merecerá la pena. Las ventajas de planificar son numerosas:
Tienes una visión global del proyecto.
Todo el equipo está alineado en la consecución de objetivos.
Puedes detectar necesidades y problemas con antelación.
Ahorras tiempo en la toma de decisiones durante la ejecución.
Cumples con los plazos marcados.
Eso sí, la buena planificación es aquella que, como decíamos al principio, se adapta al desarrollo del proyecto.
Ahora que ya sabes qué es la planificación de proyectos y cómo se hace, ¿estás preparado para ponerte manos a la obra? Recuerda, necesitas tiempo, orden y un objetivo claro. ¡Suerte!
Organización de un proyecto
La organización de un proyecto es aquella actividad que permite Todo ello, en aras de la consecución de un objetivo común.
La organización de un proyecto, por tanto, consiste en organizar a las personas, asignándolas a determinados proyectos acordes con sus cualidades.
Habitualmente, es el director del proyecto el que realiza esta tarea. De la misma forma que debe administrar los recursos necesarios de forma eficaz y eficiente. De esta manera, dirección y organización están íntimamente unidas.
La importancia de la organización de un proyecto
Para poder dirigir un proyecto de forma eficiente, este debe organizarse de manera adecuada. Esto, que parece sencillo, es un problema habitual en las empresas. Si no sabemos exactamente qué queremos y cómo utilizaremos los recursos para obtenerlo, la organización será un fracaso. De ahí la importancia de una buena organización.
Por los motivos anteriores, la formación de los directores de proyectos necesita incluir este aspecto. Es esencial enseñar a organizarlos para después poder dirigirlos. Una forma de llevar a cabo una correcta distribución de los diferentes recursos en cada tarea es un buen plan de organización. En el siguiente apartado veremos en qué consiste.
El plan en la organización de un proyecto
El plan de dirección se centra en todas las actividades que lleva a cabo la empresa, sin embargo, el de organización lo hace, sobre todo, en el factor humano. Porque lo principal es situar a cada persona en la tarea más adecuada. Por eso, es recomendable seguir los siguientes pasos:
En primer lugar, hay que tener claro con quién contamos: Hay que hacer un inventario de los recursos humanos, con sus puntos fuertes y débiles. Porque necesitamos saber qué se le da bien a cada uno para poder asignarlo al puesto más idóneo.
Por otro lado, hay que hacer lo mismo con las tareas: Se debe descomponer el proyecto en sus partes más pequeñas. Esto requiere del beneplácito del resto del personal implicado. Una vez las tenemos, podemos crear una tabla de doble entrada con ambas variables.
En tercer lugar, hay que asignar a cada persona su tarea: Para eso debemos saber quién es el más adecuado para cada actividad. Aquí hay que tener en cuenta su formación académica, su experiencia profesional y, por supuesto, sus motivaciones personales en el trabajo. En este punto se puede utilizar una técnica de asignación de tareas como el método húngaro.
Por último, hay que establecer unos plazos de finalización, unas holguras para los posibles retrasos y una forma de control adecuada: Así, una vez se realiza cada tarea, se puede observar si hubo desviaciones respecto a lo planeado. Como veremos a continuación, un organigrama es esencial en este paso.
El organigrama en la organización de un proyecto
¿Qué es un organigrama? Un organigrama es un gráfico que permite observar la estructura de una empresa y saber quién es quién. El director del proyecto debe conocer a fondo los empleados existentes, siendo su fin poder organizar, así como hacerlo de la forma adecuada, las tareas y los responsables de realizarlas.
En este sentido, tenemos los organigramas de tipo vertical, jerárquico o lineales, cuando la autoridad es clara y la toma de decisiones está centralizada. Por otro lado, tenemos los horizontales o circulares, en las empresas con una autoridad más difuminada. También, tenemos otros tipos como el analítico, que permite conocer procesos, o el matricial, que es útil para estructurar la organización por procesos o proyectos.
Ejemplo de organización de un proyecto
Imaginemos que queremos llevar a cabo un proyecto. El proyecto se basa en la creación y puesta en marcha de una empresa. Por ejemplo, una consultora en ingeniería informática.
Antes de nada, el director se reúne con los socios promotores del proyecto.
Por un lado, preparan, entre todos, los objetivos a conseguir y las tareas necesarias. Todo esto debe estar por escrito y lo más detallado posible. Una técnica interesante es la llamada «lluvia de ideas«, que consiste en decir todas las ideas que se nos ocurran para, posteriormente, filtrarlas.
Después de esto, hay que saber con quién contamos, aparte del equipo promotor. En primer lugar, las tareas que estos realizaran y en segundo, los empleados que contrataremos. También hay que saber el tipo de contratos que plantearemos y las retribuciones a percibir.
En el siguiente paso, toca repartir las tareas y ese método húngaro, antes mencionado, puede ayudar. Los servicios informáticos requieren de un proceso, desde el diseño a la programación, y el resultado final. Por eso, una herramienta útil son los diagramas PERT, que permiten encontrar los caminos críticos de cada proceso.
Por último, hay que elaborar el plan de organización de un proyecto. Este consiste en poner por escrito todo lo anterior. Además, estableceremos la forma de control a través de la retroalimentación y cómo corregiremos las desviaciones. Todo esto, sin olvidar un plan de contingencias adecuado para imprevistos.
Dirección de un proyecto
La dirección de un proyecto es aquella disciplina que tiene como fin la aplicación de una serie de conocimientos, incluidas herramientas o técnicas, en la consecución de un objetivo y que este tenga éxito.
De esta forma, su principal preocupación es que llegue a buen término. Por ese motivo es esencial una buena dirección. Hay que saber qué queremos, cómo lo queremos, cuándo lo queremos o con qué medios contamos para conseguirlo. Por supuesto, no hay que olvidar la razón por la que lo llevamos a cabo, la satisfacción de una necesidad de mercado.
La necesidad de la dirección de un proyecto
La dirección de un proyecto se hace más necesaria que nunca en un mundo globalizado. Los mercados competitivos, las de manadas del consumidor (variadas y a veces imprevistas) o la presión de otros competidores hace que sea necesario dirigir de forma eficaz y eficiente. Por eso, conviene conocer a fondo este aspecto.
Por los motivos anteriores es más que recomendable estudiar la ciencia que nos enseña cómo llevar a cabo la dirección de un proyecto. No solo los ingenieros, economistas o arquitectos, sino todos aquellos que trabajen con proyectos deben formarse para dirigirlos de la forma adecuada.
Cinco etapas en la dirección de un proyecto
Todo proyecto tiene una serie de etapas que el director debe conocer para poder gestionarlo correctamente. Estas serías las que se muestran a continuación.
La primera es establecer los objetivos a conseguir. Esta es quizá la fundamental, saber qué queremos. Hay que detallar el objetivo principal, el más general, y los específicos que ayudan a conseguir este.
El análisis de la situación. Para saber cómo conseguir lo que queremos, debemos tener claro de dónde partimos. Hay que conocer nuestras fortalezas y debilidades y también las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno. Una matriz DAFO (o FODA) puede ayudar.
La estrategia a seguir. Esta es la conclusión del apartado anterior. Partimos del conocimiento sobre qué tenemos o en qué somos buenos y no tan buenos. Por otro lado, conocemos lo qué ofrece el mercado y cuáles son los obstáculos. Ahora debemos iniciar el camino y para eso tenemos que elegir una estrategia adecuada.
Una vez elegida, hay que llevarla a cabo. Esta etapa es esencial porque nos ofrecerá retroalimentación para saber si lo estamos haciendo bien o no. Nos aportará información relevante para la última etapa.
Retroalimentación. Toca conocer el resultado de la estrategia, saber si hemos acertado. En caso contrario podremos implementar las medidas correctoras oportunas. Por eso, en ella es importante tener una forma de calcular las posibles desviaciones.
El plan de dirección de un proyecto
Ya sabemos qué es la dirección de un proyecto, su importancia o sus principales etapas. Ahora toca plasmarlo todo en un documento, el plan de dirección ¿por qué es importante hacerlo? Porque al estar escrito podemos revisarlo, nos servirá de guía y se puede transmitir de forma más sencilla a todo el mundo. El informe podría tener las siguientes partes.
Planificación. Hay que establecer el objetivo, cronogramas y toda la información pertinente, como costes y rendimientos esperados. Esta parte del plan sería la que permitirá conocer el alcance del proyecto en sí.
Integración. Ahora hay que decidir qué va a hacer cada miembro del equipo. Por supuesto, se debe tener en cuenta sus sugerencias y opiniones. Esta parte sería la de la puesta en marcha.
Por último, estaría la parte formal. En ella el plan debe ser revisado y aprobado por la dirección general, consensuándolo con el resto de direcciones.
Ejemplo de dirección de un proyecto
Imaginemos que queremos llevar a cabo un proyecto. Una revista escrita por estudiantes y relacionada con diversas materias académicas, entre ellas, la economía. Veamos que fases habría que tener en cuenta:
Como vemos en la figura, una primera etapa son los objetivos principal y auxiliares, crear la revista y cómo lo haremos. La segunda nos permitirá conocer si hay otras similares en el mercado o con qué o quién contamos (colaboradores). En tercer lugar, hay que plantear con detalle la estrategia a seguir, como la vamos a crear, que servidor contratar, etcétera. El cuarto paso es implementar la estrategia, ponerse a escribir. El quinto sería ver qué hicimos mal y corregirlo.
En realidad, las fases para llevar a cabo la dirección de un proyecto son sencillas. Lo difícil es ponerlas en práctica y, sobre todo, tener éxito en esa andadura. Pero como todo en la vida, es cuestión de sopesar riesgos y decidir qué es lo que nos conviene.
1. ¿Qué es el Control de los proyectos?
El control de los proyectos consiste en seguir, medir y controlar el desempeño del proyecto con respecto al plan, y aprobar lassolicitudes de cambios, incluidas las acciones correctivas y preventivas.
El propósito del seguimiento y control del proyecto es saber cómo va el proyecto, y tomar las medidas necesarias para mantener el rendimiento del proyecto lo más próximo al plan.
En todo proyecto, tiene que haber mecanismos para llevar a cabo un seguimiento y control, y asegurar que se desarrolle según lo planificado.
1.1. ¿Cuándo hay que empezar a controlar un proyecto?
Desde el comienzo mismo del proyecto.
El seguimiento y control es una parte esencial en la gestión de un proyecto, y se debe implementar en cada etapa, desde el inicio hasta el cierre.
Si recordamos, los procesos para dirigir un proyecto NO suceden de forma secuencial, primero se inicia, después se planifica, posteriormente se ejecuta y controla, y por último, se cierra. En la práctica, los procesos se solapan, tal como muestra el gráfico.
En la imagen, se puede ver cómo la planificación comienza en la fase de inicio del proyecto, en ese momento se puede establecer una planificación inicial, que finaliza cuando el proyecto está bastante avanzado. Lo mismo sucede con el proceso de control, que empieza desde que el proyecto se inicia y está presente hasta que se cierra.
1.2 Seguimiento (o Monitorización) no es lo mismo que Control.
Hacer Seguimiento, o Monitorizar un proyecto, consiste en obtener los datos actualizados de su desempeño y compararlos con el plan, establecer mediciones del desempeño en forma de índices o variaciones, e informar adecuadamente a los Interesados .
Controlar es una función más amplia, en la que, además de comparar el desempeño del proyecto con el planificado, debemos:
Analizar las posibles variaciones.
Establecer pronósticos.
Recomendar las acciones preventivas o correctivas necesarias.
Determinar si las acciones emprendidas permitieron solucionar el problema de desempeño
2. El proceso de control en los proyectos.
En la fase de ejecución, mientras se está realizando el trabajo del proyecto, obtenemos unos resultados, los Datos del desempeño.
Esos datos se analizan, con el fin de comprobar su grado de avance respecto a las líneas base establecidas durante la planificación.
Si se producen desviaciones significativas que van a requerir cambios, se deberán formalizar mediante solicitudes de cambio. Sobre este tema, te aconsejo consultar el post sobre La gestión del cambio en los proyectos.
Si se aprueban cambios en el proyecto que no afectan la línea base, se envían a ejecución para ser implementados como parte del trabajo del proyecto para ayudar a corregir la variación.
En el caso de los cambios aprobados que requieren ajustes a las líneas base y al plan para la dirección del proyecto, se debe realizar un esfuerzo de replanificación.
Una vez que se han identificado los cambios a la línea base y se ha modificado el plan, este se envía al equipo, y el proyecto se ejecutará conforme al plan actualizado y se hace el seguimiento y control según las líneas base actualizadas.
Si el proyecto se aleja tanto de las líneas base que requiere un análisis que cuestione si el proyecto debe siquiera continuar, es posible que volvamos a la iniciación para tomar esa decisión.
3. ¿Qué debemos controlar en los proyectos?
Los procesos de seguimiento y control se aplican a todas las áreas de conocimiento de los proyectos:
Alcance
Cronograma
Costes
Calidad
Recursos
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
Integración de proyectos.
En la práctica, no es necesario ejercer un seguimiento y control sobre todas estas áreas. No se trata tanto de no hacer seguimiento a un área en concreto, sino más bien de supervisar y controlar, aquello que es fundamental para el buen resultado del proyecto.
Así por ejemplo, en un proyecto pequeño y de ámbito interno a una organización, el control de las adquisiciones, puede no requerir excesivo esfuerzo de control, sin embargo, otras áreas como las comunicaciones, la calidad, o los riesgos, probablemente requerirán un mayor grado de supervisión.
El tiempo de un director de proyecto es un recurso limitado, por lo que sus esfuerzos de supervisión, deberán centrarse en las áreas clave, para que que el resultado entregado por el proyecto satisfaga las expectativas de los interesados.
3.1. El control «básico» en los proyectos.
El control de los proyectos, se centra principalmente en tres elementos, que a su vez, constituyen la línea base para la medición del rendimiento del proyecto, y que si has seguido este blog, te resultarán familiares ya que hemos hablado de ellos:
Alcance
Cronograma
Coste
Todos los proyectos necesitan establecer algún tipo de línea de base, contra la cual, se pueda establecer un seguimiento durante la fase de ejecución del proyecto.
Y debido a los constantes cambios que afectan el proyecto, debemos hacer un continuo seguimiento de estas tres variables.
3.2. Las Preguntas universales.
En cualquier organización, cuando la alta dirección quiere conocer el estado de un proyecto, suele formular preguntas muy similares a las siguientes:
¿Cuándo va a terminar el proyecto?
¿Qué coste tendrá cuando esté terminado?
¿Cuánto dinero se ha gastado hasta la fecha?
¿Cuánto trabajo se ha completado?
¿Está el proyecto dentro del cronograma,… dentro del presupuesto?
El control de proyecto, debe servir para dar respuesta a estas preguntas.
Una de las técnicas más eficaces y, a la vez menos utilizadas, para establecer un seguimiento y control de los proyectos, es el Sistema de Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management). En próximos post trataré en detalle esta técnica, cuya principal ventaja es que integra las mediciones del alcance, cronograma y coste en un único sistema de reporte, y además, es aplicable a todo tipo de proyectos.
Esta información fue recopilada de todas plataformas usan IA de diferentes medios.
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